Gedanken für Präsentationsprogramme

PowerPoint und Keynote und all die anderen Präsentationsprogramme fordern, dass man vor einer Präsentation seine Gedanken fest vorstrukturiert. Damit fordern sie einen einseitigen Redefluss und eignen sich nicht für Dialoge oder gar Kooperationen. Mit ein wenig mehr Flexibilität würden die Programme ihre Hauptnachteile gegenüber klassischen Overhead-Folien verlieren.

Es gibt eine Theorie, wonach es 10.000 Stunden benötigt, wirklich gut in einem Thema zu sein. Mit 2.000 Stunden hat man das Niveau eines enthusiastischen Laien. Allerdings verbringen, erstens, die wenigsten mehr als 1.000 Stunden ihres Lebens damit, PowerPoint-Präsentationen zu erstellen. Zweitens werden mit PowerPoint oft Inhalte vermittelt, die ebenfalls in weniger als 1.000 Stunden Arbeit generiert wurden. Daraus ergibt sich folgende Erkenntnis bzw. Beobachtung aus dem Alltag: Werden pro Stunde PowerPoint-Erstellung/Bearbeitung nicht mindestens 50 Stunden Beschäftigung mit dem Thema aufgewendet, dient PowerPoint vorwiegend der Inhaltskaschierung als -vermittlung.

Wer in seinem Thema richtig gut und bewandert ist, benötigt PowerPoint – das ich stellvertretend für sämtliche Präsentationsprogramme verstehe, auch für Apples Programm „Keynote“ – nicht. Was er oder sie dagegen benötigt, wäre eine Tafel oder ein Satz Folien, wenn es darum geht, die Inhalte vor vielen Personen zu präsentieren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, etwas vor Publikum zu präsentieren: als Referat oder als Inszenierung. Letztere pflegte beispielsweise Steve Jobs bei Produkteinführungen und in seinen sogenannten Keynotes. Für seinen Vorbereitungsaufwand und seine Detailversessenheit ist er berüchtigt. Aber im Ergebnis entstanden überzeugende Präsentationen, deren Dynamik und Inhaltsvermittlung die Ziele von Jobs genau erreichten. Jobs hat in seinem Leben auch weit mehr als 2.000 Stunden mit Präsentationen und deren Vorbereitung zugebracht. Seine Keynotes waren nicht nur branchenübergreifend beliebt, sondern lieferten auch den Anlass zur Schaffung des Programms Keynote. Auch wenn es mit seinen Gestaltungsmöglichkeiten PowerPoint nachhaltig unter Druck setzte, so änderte sich an der Art des Präsentierens jedoch nichts.

Für ein Referat, beispielsweise vor Kollegen oder im Studium, bietet PowerPoint jedenfalls enorme Nachteile:

• festgelegte Dramaturgie – von jemandem, dessen Kernkompetenz nicht im Dramatisieren, sondern im Inhalt liegt
• Erwartung hinsichtlich Standards oder „Best Practice“ – Vorgaben zu Design und Inhaltsmenge, die den eigenen Anforderungen nicht immer entsprechen
• ein ästhetisches Korsett – Verführung zu unnötigem Schnickschnack, unangebrachter Schrift oder grafischer Monotonie
• zusätzlicher Aufwand zum Erstellen – Aufwand, der in den meisten Fällen besser der inhaltlichen Ausarbeitung gewidmet werden könnte

Der einzige Vorteil, der mir einfällt, ist die Möglichkeit, Stichpunkte und andere Fakten für alle sichtbar zu präsentieren. PowerPoint dient also als modernes Äquivalent zu den früher beliebten Overhead-Folien, worin ja auch die Wurzeln des Programms liegen, bevor es ab Version 3 die Folienentwürfe auch als Bildschirmpräsentation ausgeben konnte. Overhead-Folien boten allerdings wiederum den unschätzbaren Vorteil der Flexibilität beim Präsentieren. Man konnte sie live variieren, ergänzen, überspringen, umsortieren, nur halb zeigen etc. Damit sind sie für inhaltsfokussierte Präsentatoren, deren Hauptkompetenz im Inhalte generieren und nicht im Präsentieren liegt, das bessere Werkzeug.

Aus dem Gesagten ergeben sich zwei grundsätzliche Typen von Präsentationen, eben das Referat und die Inszenierung. Beide folgen unterschiedlichen Regeln. Dabei darf das Referat nicht vergessen, dass durch die mediale Integration ein wenig Inszenierung erwartet wird. Sonst wäre es vermutlich besser, man verteilt einfach ein gut ausgearbeitetes Manuskript von ein bis zwei Seiten an alle Zuhörer und redet darüber. Dann hat man die größte Flexibilität und Freiheit beim Sprechen – das setzt voraus, dass man sein Thema so gut beherrscht, dass man diese Flexibilität nutzen und ausfüllen kann. Bei der Inszenierung darf nicht vergessen werden, dass diese umso unangebrachter wirkt, je weniger Inhalt ihr zugrunde liegt.

Meine Vision fürs Präsentieren

Meine Vision besteht in einem Präsentationsprogramm, das die gleiche Flexibilität wie die klassischen Overhead-Folien besitzt, sodass man diese einfach erstellen, auch kurzfristig bearbeiten und ergänzen kann. Während des Präsentierens hat man dann die Freiheit, zu einer beliebigen Stelle zu springen (die Sprungmarken in PowerPoint sind nur ein fader Ersatz dafür und erhöhen des Erstellungsaufwand).

Flexibler Gedankenfluss

Denn eigentlich benötigt man meist nur zwei oder drei Folien, selbst für eine lange Präsentation bzw. ein langes Referat. Die übrigen dienen nur dazu, bestimmte Aspekte zu verdeutlichen oder Argumente hinzuzufügen. Genau diese sind die „flexible Masse“, auf die man je nach Publikumsreaktion gut verzichten kann. Durch die heute fast überall vorhandene Möglichkeit des Zweimonitorbetriebs wäre es mehr als sinnvoll, den zweiten Monitor dafür zu verwenden, alle vorhandenen Folien darzustellen, was dem Folienstapel am Overhead-Projektor entspricht. Bei Bedarf kann man eine Folie anklicken, die daraufhin auf der Präsentationsfläche angezeigt wird.

Damit würde der vorbestimmte lineare Informationsfluss aufgebrochen. Statt Zeit und Energie im Vorfeld in die Linearisierung und Dramaturgie des Inhalts zu investieren, kann man einfach die Folien zu den verschiedenen Teilbereichen erstellen, so wie man seine Gedanken auf Zetteln notiert und allgemein Material sammelt. Als Hauptfolie dient dann eine gute und schlüssige Darstellung der Hauptpunkte. Je nach Publikumswissen, -fragen, -reaktion kann man dann ausgehend von dieser Hauptfolie jeweils die passende Folie aufrufen, die man benötigt, um einen gerade besprochenen Aspekt darzustellen.

Will oder muss man beispielsweise die aktuellen Unternehmensposition im Markt vorstellen, dann gibt es eine Folie mit den wichtigen Hauptaussagen. Zu jeder kann es mehrere detaillierte Folien mit Diagrammen, Monatsaufschlüsselungen, etc. geben. Wenn sich während der Präsentation aber niemand eingehend für die Monatsdetails interessiert, kann man sie einfach weglassen oder nur dann einbringen, wenn sie durch eine Nachfrage benötigt werden.

Wenn sich herausstellt, dass man von zwei Dutzend Folien letztlich nur fünf verwendet hat, ist das kein Problem. Denn diese dienten dann in der Vorbereitungsphase der Inhaltsschaffung und Kompetenzoptimierung des Vortragenden, sie haben seine inhaltliche Kompetenz erhöht.

Auch wenn ein Vortrag aufgrund der Sprache ein zeitlich linearer Vorgang ist, lässt er sich aufgrund des Publikums nur selten in seiner Komplexität vorhersehen. Eine kurze Zwischenfrage am Anfang oder ein falscher Zungenschlag kann ergeben, dass die gesamte vorgesehene lineare Abfolge der Folien nicht mehr gut funktioniert. Bei Präsentationen von Steve Jobs ist das aufgrund der Vorbereitung und der Nicht-Fragen nie ein Problem gewesen.

Wenn aber ein Abteilungsleiter ein Ergebnis präsentiert, und der Chef eine Zwischenfrage hat, kann man ihn schlecht vertrösten „Dazu komme ich in einer halben Stunde.“ Jetzt schweift der Chef mit seinen Gedanken ab oder wird ungeduldig. Auch alle anderen sind nun auf die Antwort gespannt, die dadurch ein Gewicht erhält, das sie nicht verdient hat. Wenn man dem Chef allerdings eine kurze Antwort gibt, wird der später folgende Beitrag zu dem Thema entwertet, denn die Kerninformation ist ja bereits weg; außerdem passt der zurechtgelegte rote Faden so nicht mehr, und man muss sich irgendwie in die in den Vorwochen entwickelte Dramaturgie zurückfrickeln.

Es gibt nur eine Möglichkeit, unbeschadet aus diesem Dilemma zu kommen: Man zieht den gesamten Bereich nach vorn, beantwortet die Frage und kehrt dann zu den anderen Themen zurück. Genau das geht aber mit PowerPoint nicht, wenn man es nicht im Vorfeld mittels Sprungmarken vorbereitet, was man aber nie tut. Die derzeit bestehende Möglichkeit, direkt zu einer Folie zu springen, indem man ihre Nummer eingibt bzw. sie aus einer Liste auf dem Zweitmonitor auswählt, ist umständlich. Wer hat schon alle Folien-Nummern im Kopf; mehrere Klicks und ggf. Scrollen sind umständlicher als einfach die Folien wie auf einem Leuchttisch ausgebreitet zu sehen und die richtige anzuklicken.

Das vorgeschlagene Modell organisiert die Inhalte nicht linear wie bei einem Text – eine Präsentation ist aufgrund ihres Stattfindens in allen vier Dimensionen nun mal auch kein Text! –, sondern eher hierarchisch. Bzw. es ermöglicht jede Art von Organisation und Strukturierung, die man möchte und die zum Thema passt.

Live reagieren

Auch kann es durchaus möglich sein, durch einen Rechtsklick eine Folie nicht aufzurufen, sondern in einem reduzierten Editor zu bearbeiten, beispielsweise einen Buchstabendreher beheben, ein Wort ergänzen, ein Diagramm anders platzieren, ein Bild löschen.

So ein Fall ergibt sich beispielsweise, wenn ein kluger Kommentar aus dem Publikum kommt. Da einem Tippfehler in der Vorbereitung mitunter entgehen, dann aber auf der großen Fläche auffallen (auch weil sie sooo viel größer als bei der Vorbereitung sind), können sie einen stark ablenken. Mitten im Vortrag aber einen Fehler zu korrigieren, ist umständlich.

Ein gutes Referat oder ein guter Vortrag sollten immer ein Dialogangebot beinhalten. Aber alles, was man aus dem Dialog notieren oder anderen präsentieren möchte, muss man außerhalb der Präsentation machen.

Wenn man eine Bearbeitungsfunktion hätte, könnte man ein Brainstorming direkt in den Vortrag integrieren. Beispielsweise die Frage in den Raum werfen, was sich die Zuhörer unter XYZ vorstellen und die Antworten sammeln. Dabei hat man die noch leere Brainstorming-Folie in der Bearbeiten-Ansicht auf dem zweiten Monitor. Wie auf einem „Whiteboard“ kann man nun darin einfach alle Zurufe notieren. Mit Klick auf „Aktualisieren“ werden die Einträge in die gerade gezeigte Folie übernommen und für alle sichtbar angezeigt.

Damit verlässt die Präsentation die Einbahnstraße und wird zu einem Werkzeug der Zusammenarbeit. Der Vorführende muss nicht mehr unbedingt der Hauptredner sein, sondern ist vielleicht nur der Moderator. Das Präsentationsprogramm kann so auch in größeren Besprechungen plötzlich sehr nützlich sein, denn es zeigt für alle sichtbar besprochene Punkte auf. Dabei ist es nicht von der Handschrift einer Person abhängig.

So lassen sich gemeinsam To-Do- oder Prioritätenlisten entwickeln und live solange umsortieren, bis alle zufrieden sind. Diagramme und Abläufe können gemeinsam geplant werden. Aus einer fast leeren Präsentation, die nur eine Titelfolie und zu jedem der Tagesordnungspunkte eine leere Folie mit Überschrift besaß, wird so nicht nur ein Protokoll, das ausgedruckt, per Mail versandt und weiterverwendet werden kann.

Vor allem ist es ein gemeinsames Daran-Arbeiten und kollaboratives Entwickeln. Ohne Kreidestaub, ohne Schwamm, ohne austrocknenden Edding, in allen Farben, in lesbarer Schrift, mit klaren Symbolen, ohne ablenkende Programm-Utensilien. Damit gleichen die Präsentationsprogramme einen großen Nachteil (Live-Bearbeitbarkeit) von klassischen Overhead-Folien aus, ohne deren Nachteile (Handschrift, begrenzte Flexibilität mit bestehenden Inhalten, wenn man keine Schere zur Hand hat) zu besitzen. Man könnte zwar alternativ auch direkt in einem Programm für alle sichtbar auf dem Beamer-Bildschirm arbeiten, aber das ist erfahrungsgemäß weniger angenehm und umständlicher.

Konkreter Vorschlag

Ganz konkret stelle ich mir den zweiten Monitor so vor, dass er drei Tab-Reiter enthält. Mit diesen kann man zwischen den drei Ansichten jederzeit hin- und herschalten:

• Lineares Präsentieren: wie bisher die nächste Folie, abgelaufene Zeit und andere Informationen
• Folienansicht: alle Folien zunächst brav hintereinander in Zeilen, so wie die Ansicht zum Umsortieren im Bearbeiten-Modus. Diese können frei umarrangiert werden, sodass sie beispielsweise eine Hierarchie oder eine Baum- oder Ablaufstruktur abbilden. Klickt man eine Folie an, wird diese als nächste angezeigt, wählt man keine Folie aus und klickt auf „Weiter“, wird die in der linearen Reihenfolge nächste angezgeigt. Via Spezial-Icon oder Rechtsklick kann man eine Folie bearbeiten.
• Bearbeiten: Hier wird entweder die in der Folienansicht zum Bearbeiten ausgewählte oder – falls keine ausgewählt wurde – einfach die gerade auf dem Hauptschirm gezeigte in Groß abgebildet. Außerdem stehen die wichtigsten Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung, um Texte zu bearbeiten, Textbereiche, Bilder, Illustrationen, Symbole hinzuzufügen. Alle Elemente können auch frei umarrangiert werden. Die Möglichkeiten für Übergänge und Effekte sind allerdings nicht verfügbar. Der markante Button „Änderungen übernehmen“ zeigt die Änderungen gleich auf dem großen Hauptscreen an (bearbeitet man nicht die aktuelle Folie, heißt der Button einfach „Fertig“). Ein kleinerer Button erlaubt es, zur Ausgangsversion zurückzukehren, also alle Änderungen zu verwerfen.

Die meisten Präsentatoren würden vermutlich in der gewohnten linearen Ansicht bleiben, aber das ist ihr gutes Recht. Aber die Möglichkeiten der anderen beiden Reiter würden mindestens die „Power-Präsentierer“ ermächtigen, ohne die Linear-Fetischisten ihrer gewohnten Dramaturgie zu berauben. Alle gewinnen, und niemand verliert.